Niezależnie od rodzaju działalności, każde przedsiębiorstwo wymaga efektywnego zarządzania dokumentami – w szczególności ich rejestracją i obiegiem wewnątrz firmy. Przetwarzane dokumenty powiązane są ściśle z ustalonymi procedurami pracy. Wymagają one weryfikacji, analizy i zatwierdzenia przez wielu pracowników na różnych szczeblach struktury organizacyjnej. Nasza aplikacja służy polepszeniu workflow w firmie poprzez modelowanie procesów i przepływu prac i zadań wewnątrz przedsiębiortswa.
Comarch DMS (Document Management System) to narzędzie, które pozwala w prosty sposób modelować różnego typu procesy w zakresie obiegu dokumentów. Zaawansowane możliwości pomogą wdrożyć oraz usprawnić np.: elektroniczny obieg faktur kosztowych, umów, zgłoszeń, wniosków pracowników i realizację zapotrzebowań czy dokumentacji technicznych.
- Pełna obsługa korespondencji firmy, zarówno z poziomu systemu, jak i aplikacji dostępnej poprzez WWW
- Ochrona przed utratą danych w przypadku zgubienia lub zniszczenia dokumentu papierowego – przechowywanie dokumentów w wersji elektronicznej
- Szybkie dodawanie skanów dokumentów do systemu dzięki automatycznemu importowi
- Redukcja kosztów poprzez ograniczenie ilości tradycyjnych, papierowych dokumentów
- Zadania wykonywanę są szybciej, dzięki precyzyjnemu wskazaniu pracownika odpowiedzialnego za dany etap
- Kontrola czasu realizacji zadań, za pomocą analiz czasu pracy nad dokumentem w zadanym etapie
- Dostęp do zawsze aktualnej informacji na temat statusu zarejestrowanego dokumentu
- Możliwość pracy z dokumentami z dowolnego miejsca z dostępem do internetu
- Przypomnienia o dokumentach oczekujących na podjęcie decyzji
- Zautomatyzowanie i skrócenie czasu pracy z dokumentami elektronicznymi
Modelowanie procesu w Comarch DMS odbywa się w intuicyjnym edytorze. Po wprowadzeniu kolejnych etapów budowany jest diagram złożony z bloków połączonych strzałkami określającymi kierunek przepływu pracy – workflow oraz informacji. Określanie praw odbywa się na każdym etapie obiegu. Uprawnienia mogą być zawężone do konkretnego pracownika, grupy pracowników zajmujących to samo stanowisko czy pracujących w jednym dziale. W modelowanym etapie procesu mogą Państwo odzwierciedlić schemat dowolnego dokumentu za pomocą gotowych obiektów karty obiegu.
Na definiowanym etapie możliwe jest określenie warunków, jakie muszą być spełnione, aby dokument został przekazany do konkretnego etapu.
Przykładowo, wprowadzenie informacji o wartości faktury spowoduje przekazanie dokumentu do akceptacji prezesa firmy, tylko gdy jej kwota przekroczy np. 1000 zł, w przeciwnym razie trafi ona do dyrektora. Zastosowanie warunków przy procesowaniu dokumentów nie ogranicza się tylko do wartości liczbowych. Może ono być oparte na dowolnym elemencie dokumentu. Ponadto, na każdym etapie realizowanego procesu użytkownik może być powiadomiony wiadomością e-mail o przekazaniu do niego nowego dokumentu, przeterminowaniu czy upływającym czasie na podjęcie decyzji. Wystarczy kliknięcie linku, aby możliwe było podjęcie decyzji związanej z zapotrzebowaniem, umową czy fakturą.
Comarch DMS pozwala na pracę w trybie wielofirmowym. Dzięki temu grupy kapitałowe i holdingi złożone z kilku firm mogą zarządzać dokumentami z jednego miejsca. Aplikacja pozwala na definiowanie procesów wykorzystujących dane ze wszystkich firm pracujących w systemach Comarch ERP XL czy Comarch ERP Optima.
Comarch DMS jest systemem umożliwiającym obsługę zgłoszeń wynikających z obowiązujących w firmie procedur systemu zarządzania jakością (ISO).
W ramach aplikacji możliwe jest:
- stworzenie repozytorium dokumentów prezentujących poszczególne procedury ale także
- zgłaszanie wniosków racjonalizatorskich (kaizen)
- zgłoszeń wymagających działań korygująco-zapobiegawczych.
Elastyczność narzędzia powoduje, że w sytuacji, gdy dojdzie do modyfikacji konkretnej procedury, mogą Państwo szybko dostosować ścieżkę do bieżących potrzeb.
Z poziomu listy dokumentów pracownik ma dostęp do najważniejszych informacji na temat przypisanych procesów. W poszczególnych kolumnach listy prezentowane są informacje o procesie, do którego należy dokument, statusie dokumentu, czasie pozostałym na realizację czy terminie automatycznego przekazania dokumentu do następnego etapu. Dokumenty, dla których czas realizacji minął, wyświetlane są na początku listy. Możliwość oznaczania etapów kolorami zwiększa czytelność prezentowanej listy, a rozbudowane filtrowanie dodatkowo ułatwia wyszukiwanie dokumentów również po informacjach zawartych w zapotrzebowaniach, czy fakturach.
System Comarch DMS od wersji 2019.2 współpracuje z usługą Comarch OCR, która rozpoznaje tekst z plików graficznych (np. pdf, jpg) i przetwarza go na konkretne dane biznesowe takie jak: NIP kontrahenta, numer rachunku bankowego czy stawki VAT. Dzięki zastosowaniu technologii OCR w obiegu dokumentów czas niezbędny na wprowadzanie faktury i jej uzupełnienie jest ograniczony do minimum, a także minimalizowane jest ryzyko błędnego wprowadzenia informacji.
Z poziomu Comarch DMS użytkownik wskazuje pliki, z których dane powinny zostać przetworzone i po chwili otrzymuje listę wyników z informacją o stanie rozpoznania danych. Po rozpoznaniu pliku graficznego operator może jednym kliknięciem przenieść uzyskane dane do obiegu, gdzie przejdą odpowiednią ścieżkę opisu i akceptacji. W dowolnym miejscu procesu możliwe jest generowanie dokumentów do systemu ERP na podstawie dokumentów w obiegu. Ta funkcjonalność aktualnie jest dostępna dla Comarch ERP XL oraz Comarch ERP Optima, a w najbliższym czasie zostanie również uruchomiona dla Comarch ERP Altum. Dzięki otwartości systemu Comarch DMS istnieje możliwość przygotowania procedur/plików, za pomocą których takie dane będą przenoszone do innych systemów ERP.
W aplikacji Comarch DMS możliwa jest również współpraca z dowolnym systemem OCR, który rozpoznane dane zapisuje w lokalnej bazie danych, ponadto możliwe jest wykorzystanie kilku rodzajów programów OCR w ramach jednej instalacji Comarch DMS.
Comarch DMS pozwala na pracę na czterech platformach. Operator ma do wyboru możliwość pracy w aplikacji stacjonarnej, webowej w dwóch wariantach (komputer lub mobile) oraz w dedykowanych wersjach mobilnych dostępnych na platformach iOS i Android. Dzięki temu możliwe jest dekretowanie dokumentów, akceptowanie zapotrzebowań również przez osoby znajdujące się poza biurem.
W systemie Comarch DMS dostępny jest moduł raportowania umożliwiający przedstawienie danych dotyczących procesowanych dokumentów w formie tabel i wykresów. Wraz z aplikacją dostarczany jest kreator raportów oraz gotowe zestawienia. Dzięki temu mogą Państwo szybko sprawdzić czas przetwarzania dokumentów w danej ścieżce akceptacji czy określić wąskie gardła realizowanych procesów.
System Comarch DMS jest wyposażony w mechanizmy, które pozwalają na zautomatyzowanie pewnych procesów i czynności. Aby oszczędzić czas niezbędny na wprowadzanie wartości do poszczególnych pól na dokumentach możliwe jest wskazanie reguł, według których system sam będzie wprowadzał odpowiednie wartości. Automatyzacja w naszym systemie to nie tylko automatyczne wypełnianie dokumentów ale również automatyczne procesowanie dokumentu przez kolejne etapy zdefiniowanego obiegu. Dzięki możliwości automatycznego przekazania dokumentów mogą Państwo ominąć wąskie gardła występujące w procesach (np. długa realizacja przez pracowników) i wykorzystać zaoszczędzony czas na realizację innych, kluczowych dla firmy procesów.
W trakcie automatycznego procesowania Comarch DMS będzie weryfikował zdefiniowane reguły i przetwarzał dokument przez odpowiednie etapy pozostawiając możliwość ręcznej akceptacji jeżeli będzie to niezbędnym krokiem.
Oczywistym uzupełnieniem zagadnień związanych z automatyzacją i robotyzacją procesów jest wykorzystanie usługi Comarch OCR, która eliminuje udział człowieka w procesie wprowadzania faktur. System sam pobiera skany faktur, przetwarza zawarte w nich dane i przekazuje gotowe dokumenty do dalszego procesowania.