Obieg dokumentów firmowych w jednej aplikacji
- Pełna obsługa korespondencji firmy, zarówno z poziomu systemu, jak i aplikacji dostępnej poprzez WWW
- Ochrona przed utratą danych w przypadku zgubienia lub zniszczenia dokumentu papierowego – przechowywanie dokumentów w wersji elektronicznej
- Szybkie dodawanie skanów dokumentów do systemu dzięki automatycznemu importowi
- Redukcja kosztów poprzez ograniczenie ilości tradycyjnych, papierowych dokumentów
- Zadania wykonywanę są szybciej, dzięki precyzyjnemu wskazaniu pracownika odpowiedzialnego za dany etap
- Kontrola czasu realizacji zadań, za pomocą analiz czasu pracy nad dokumentem w zadanym etapie
- Dostęp do zawsze aktualnej informacji na temat statusu zarejestrowanego dokumentu
- Możliwość pracy z dokumentami z dowolnego miejsca z dostępem do internetu
- Przypomnienia o dokumentach oczekujących na podjęcie decyzji
- Zautomatyzowanie i skrócenie czasu pracy z dokumentami elektronicznymi
Comarch DMS współpracuje z systemami Comarch ERP m.in. w zakresie wiązania dokumentów czy dodawania opisu analitycznego. W zależności od wykorzystywanego systemu ERP zestaw dostępnych funkcjonalności może się różnić. Zachęcamy do kontaktu z nami w celu uzyskania szczegółowych informacji.
Modelowanie procesu w Comarch DMS odbywa się w intuicyjnym edytorze. Po wprowadzeniu kolejnych etapów budowany jest diagram złożony z bloków połączonych strzałkami określającymi kierunek przepływu pracy – workflow oraz informacji. Określanie praw odbywa się na każdym etapie obiegu. Uprawnienia mogą być zawężone do konkretnego pracownika, grupy pracowników zajmujących to samo stanowisko czy pracujących w jednym dziale. W modelowanym etapie procesu mogą Państwo odzwierciedlić schemat dowolnego dokumentu za pomocą gotowych obiektów karty obiegu.
Na definiowanym etapie możliwe jest określenie warunków, jakie muszą być spełnione, aby dokument został przekazany do konkretnego etapu.
Przykładowo, wprowadzenie informacji o wartości faktury spowoduje przekazanie dokumentu do akceptacji prezesa firmy, tylko gdy jej kwota przekroczy np. 1000 zł, w przeciwnym razie trafi ona do dyrektora. Zastosowanie warunków przy procesowaniu dokumentów nie ogranicza się tylko do wartości liczbowych. Może ono być oparte na dowolnym elemencie dokumentu. Ponadto, na każdym etapie realizowanego procesu użytkownik może być powiadomiony wiadomością e-mail o przekazaniu do niego nowego dokumentu, przeterminowaniu czy upływającym czasie na podjęcie decyzji. Wystarczy kliknięcie linku, aby możliwe było podjęcie decyzji związanej z zapotrzebowaniem, umową czy fakturą.
Comarch DMS jest systemem umożliwiającym obsługę zgłoszeń wynikających z obowiązujących w firmie procedur systemu zarządzania jakością (ISO).
W ramach aplikacji możliwe jest:
- stworzenie repozytorium dokumentów prezentujących poszczególne procedury ale także
- zgłaszanie wniosków racjonalizatorskich (kaizen)
- zgłoszeń wymagających działań korygująco-zapobiegawczych.
Elastyczność narzędzia powoduje, że w sytuacji, gdy dojdzie do modyfikacji konkretnej procedury, mogą Państwo szybko dostosować ścieżkę do bieżących potrzeb.
Comarch DMS pozwala na pracę w trybie wielofirmowym. Dzięki temu grupy kapitałowe i holdingi złożone z kilku firm mogą zarządzać dokumentami z jednego miejsca. Aplikacja pozwala na definiowanie procesów wykorzystujących dane ze wszystkich firm pracujących w systemach Comarch ERP XL czy Comarch ERP Optima.
Z poziomu listy dokumentów pracownik ma dostęp do najważniejszych informacji na temat przypisanych procesów. W poszczególnych kolumnach listy prezentowane są informacje o procesie, do którego należy dokument, statusie dokumentu, czasie pozostałym na realizację czy terminie automatycznego przekazania dokumentu do następnego etapu. Dokumenty, dla których czas realizacji minął, wyświetlane są na początku listy. Możliwość oznaczania etapów kolorami zwiększa czytelność prezentowanej listy, a rozbudowane filtrowanie dodatkowo ułatwia wyszukiwanie dokumentów również po informacjach zawartych w zapotrzebowaniach, czy fakturach.
System Comarch DMS od wersji 2019.2 współpracuje z usługą Comarch OCR, która rozpoznaje tekst z plików graficznych (np. pdf, jpg) i przetwarza go na konkretne dane biznesowe takie jak: NIP kontrahenta, numer rachunku bankowego czy stawki VAT. Dzięki zastosowaniu technologii OCR w obiegu dokumentów czas niezbędny na wprowadzanie faktury i jej uzupełnienie jest ograniczony do minimum, a także minimalizowane jest ryzyko błędnego wprowadzenia informacji.
Z poziomu Comarch DMS użytkownik wskazuje pliki, z których dane powinny zostać przetworzone i po chwili otrzymuje listę wyników z informacją o stanie rozpoznania danych. Po rozpoznaniu pliku graficznego operator może jednym kliknięciem przenieść uzyskane dane do obiegu, gdzie przejdą odpowiednią ścieżkę opisu i akceptacji. W dowolnym miejscu procesu możliwe jest generowanie dokumentów do systemu ERP na podstawie dokumentów w obiegu. Ta funkcjonalność aktualnie jest dostępna dla Comarch ERP XL oraz Comarch ERP Optima, a w najbliższym czasie zostanie również uruchomiona dla Comarch ERP Altum. Dzięki otwartości systemu Comarch DMS istnieje możliwość przygotowania procedur/plików, za pomocą których takie dane będą przenoszone do innych systemów ERP.
W aplikacji Comarch DMS możliwa jest również współpraca z dowolnym systemem OCR, który rozpoznane dane zapisuje w lokalnej bazie danych, ponadto możliwe jest wykorzystanie kilku rodzajów programów OCR w ramach jednej instalacji Comarch DMS.
Comarch DMS pozwala na pracę na czterech platformach. Operator ma do wyboru możliwość pracy w aplikacji stacjonarnej, webowej w dwóch wariantach (komputer lub mobile) oraz w dedykowanych wersjach mobilnych dostępnych na platformach iOS i Android. Dzięki temu możliwe jest dekretowanie dokumentów, akceptowanie zapotrzebowań również przez osoby znajdujące się poza biurem.
W systemie Comarch DMS dostępny jest moduł raportowania umożliwiający przedstawienie danych dotyczących procesowanych dokumentów w formie tabel i wykresów. Wraz z aplikacją dostarczany jest kreator raportów oraz gotowe zestawienia. Dzięki temu mogą Państwo szybko sprawdzić czas przetwarzania dokumentów w danej ścieżce akceptacji czy określić wąskie gardła realizowanych procesów.
System Comarch DMS jest wyposażony w mechanizmy, które pozwalają na zautomatyzowanie pewnych procesów i czynności. Aby oszczędzić czas niezbędny na wprowadzanie wartości do poszczególnych pól na dokumentach możliwe jest wskazanie reguł, według których system sam będzie wprowadzał odpowiednie wartości. Automatyzacja w naszym systemie to nie tylko automatyczne wypełnianie dokumentów ale również automatyczne procesowanie dokumentu przez kolejne etapy zdefiniowanego obiegu. Dzięki możliwości automatycznego przekazania dokumentów mogą Państwo ominąć wąskie gardła występujące w procesach (np. długa realizacja przez pracowników) i wykorzystać zaoszczędzony czas na realizację innych, kluczowych dla firmy procesów.
W trakcie automatycznego procesowania Comarch DMS będzie weryfikował zdefiniowane reguły i przetwarzał dokument przez odpowiednie etapy pozostawiając możliwość ręcznej akceptacji jeżeli będzie to niezbędnym krokiem.
Oczywistym uzupełnieniem zagadnień związanych z automatyzacją i robotyzacją procesów jest wykorzystanie usługi Comarch OCR, która eliminuje udział człowieka w procesie wprowadzania faktur. System sam pobiera skany faktur, przetwarza zawarte w nich dane i przekazuje gotowe dokumenty do dalszego procesowania.
Comarch Mobile DMS to rozwiązanie dedykowane dla użytkowników, którzy chcą sprawnie zarządzać przepływem, dekretacją i zatwierdzaniem wszelkich dokumentów w firmie z wykorzystaniem urządzeń mobilnych wyposażonych w system operacyjny Android lub iOS.
Aplikacja Comarch Mobile DMS jest elementem Comarch DMS i współpracuje z Comarch ERP XL, Comarch ERP Optima oraz Altum. Narzędzie automatyzuje i znacząco skraca czas pracy, a co najważniejsze pozwala na stały dostęp do faktur, zapotrzebowań, umów itp. dla osób przebywających poza biurem. Za jego pomocą można zdalnie podejmować decyzje w ramach dowolnych, wieloetapowych obiegów dokumentów realizowanych w firmie.
Poznaj korzyści
Comarch Mobile DMS jest aplikacją dostępną na platformach Android i iOS wspierającą płynność wykonywania pracy w firmach korzystających z systemu Comarch ERP XL. Z powodzeniem uzupełnia aplikację desktopową oraz wersję dostępną przez przeglądarkę internetową w obsłudze wieloetapowych procesów akceptacyjnych dla faktur, umów, zapotrzebowań i innych dokumentów.
Dzięki możliwości pracy na urządzeniach mobilnych aplikacja pozwala na dostęp do dokumentów nie tylko podczas obecności w biurze, ale również w czasie podróży służbowych lub wizyt u klientów. Decyzje związane z obiegiem mogą być wykonywane bezpośrednio za pomoca smartfona, nawet w trakcie spotkania biznesowego. W efekcie menedżer z poziomu swojego telefonu może zatwierdzić planowany wydatek, wprowadzić dekretację do faktury, czy skomentować przekazaną do akceptacji treść umowy z kontrahentem.
Przy wykorzystaniu mobilności aplikacji czas realizacji procesów w firmie ulega zdecydowanej poprawie. Dokumenty mogą być akceptowane na bieżąco, bez konieczności oczekiwania na pojawienie się osoby wymaganej w konkretnym etapie w biurze.
Poznaj całą gamę produktów Comarch DMS i otrzymaj stały dostęp do swoich dokumentów.
Zalety wykorzystania aplikacji
Przejrzysta budowa aplikacji, wykorzystanie statusów, zastosowanie filtrowania na listach oraz grupowanie dokumentów według ich rodzaju czynią pracę z aplikacją intuicyjną i wydajną.
Każdy etap jest odpowiednio opisany, dzięki czemu użytkownik otrzymuje informację od kogo i w jakim celu otrzymał dokument, czego dotyczy oraz jakie będą dalsze kroki wybranego procesu.
Poszczególne obszary karty obiegu mogą być oznaczone jako wymagane, wówczas pracownik odpowiedzialny za realizację etapu będzie musiał uzupełnić ten element zanim podejmie decyzję o dalszym postepowaniu z danym dokumentem.
Istnieje również możliwość ukrycia pewnych obszarów na karcie obiegu dla pracowników, który nie powinni mieć dostepu do wybranych informacji. Po przekazaniu do osoby z uprawnieniami do ich podglądu ukryte wcześniej elementy będą widoczne.
Aplikacja jest zintegrowana z systemem Comarch ERP XL, dlatego dokumenty wprowadzone za pomocą urządzenia mobilnego mogą zostać odwzorowane i udostępnione w systemie ERP. Taka funkcjonalność przyspiesza pracę i zwiększa efektywność przedsiębiorstwa.